¿Cómo publicar en Google Docs?

¿Cómo compartir un documento?

Introducción: Propietarios, Editores y Lectores

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

• Propietario/a: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.
• Editor/a : Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
• Lector/a: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo (hacer cambios en él).

Compartir un documento

Los pasos a seguir para compartir un documento son los siguientes:

1. Podemos hacerlo desde la pantalla de inicio:

2. También desde el propio documento, una vez abierto.

En cualquier caso llegamos a la pantalla Configuración de uso compartido:

En ella nos aparece información sobre los editores y lectores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Asimismo accediendo a la palabra cambiar tenemos las opciones para invitar a nuevos editores y lectores, permitiéndonos modificar sus permisos.

Si hacemos clic sobre la palabra cambiar de la parte de arriba veremos que existen tres opciones de visibilidad diferentes: "Privado", "Cualquier usuario que reciba el enlace" y "Público en la Web". 

Es posible observar la configuración de visibilidad actual del documento en el icono justo a la derecha del título.

Privado: Cuando se crean, todos los documentos son privados. Cuando creas un documento privado, eres la única persona que puede acceder a él. A partir de ese momento, puedes otorgar acceso a otros usuarios. Esta opción es la más adecuada para tus propios documentos privados. También es útil si quieres trabajar en colaboración dentro de un círculo cerrado de personas. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él. 

Cualquier usuario que reciba el enlace: Un documento en el que se haya configurado la opción Cualquier usuario que reciba el enlace es como un número de teléfono que no figura en la guía telefónica. Del mismo modo que cualquiera que conozca un número de este tipo puede marcarlo, cualquier usuario que conozca la dirección web de un documento de esta categoría puede verlo. Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que disponga de la URL podrá ver y modificar el documento. No es necesario iniciar sesión, por lo que los lectores y editores pueden aparecer como anónimos.

Público en la Web: Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como público. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda (como la Búsqueda web de Google) y se muestren en páginas de resultados de búsqueda. Además, cualquier usuario que encuentre la dirección web puede acceder a ellos. Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que encuentre el documento podrá verlo y modificarlo. 

Documentos existentes 

El acceso a tus documentos existentes no cambia. Los documentos existentes aparecerán etiquetados con la opción de visibilidad correcta según lo hayas compartido o no. 

• Los elementos que no hayas compartido aparecerán como Privado, sólo para mí. Los elementos que hayas compartido con personas específicas aparecerán como Privado para mí y no más, donde no es el número de personas con quien lo hayas compartido.
• Los elementos que hayas configurado para permitir que cualquier persona que disponga del enlace pueda acceder a ellos, aparecerán como Cualquier usuario que reciba el enlace.

En cualquier momento puedes cambiar la configuración de uso compartido de tu documento accediendo a la pantalla de Configuración de uso compartido abriendo el menú de la pestaña que aparece a la derecha de los nombres de las personas con las que se ha compartido el documento:

Hay que tener en cuenta que cuando recibimos un documento compartido en nuestro correo gmail, ya está también en los docs (no hay que descargarlo) y cuando escribimos en él (desde el correo o desde los docs) se va quedando lo que vamos cambiando. Funciona de forma diferente a cuando recibimos un adjunto en el correo del PNTE, que tenemos que descargarlo en el ordenador.

Historial de revisiones

Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días antes de que la modificase un colaborador, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Docs. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones, desde la pantalla de inicio, haciendo clic en el menú de Archivo → Ver historial de revisión.

El historial de revisiones nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento, con una breve vista de lo que se ha modificado en cada revisión. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas, visualizarlas y/o recuperarlas.

En Última modificación se detalla el tiempo que ha transcurrido desde que se creó esa revisión, y el autor.

Descargar los documentos

Descargar el documento

Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas.

Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo.

Accederemos desde Archivo, Descargar como, y se nos desplegará un menú que es diferente en el caso de los documentos y las presentaciones.

Documentos de texto:

• ODT (.odt) - Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo.
• PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.
• RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.
• Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato.
• Word (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.
• HTML (comprimido) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador, pero en un formato comprimido para ocupar menos espacio.

Presentaciones:

• PDF (.pdf) - La presentación se descargará en un archivo PDF.
• PowerPoint (.ppt) - Se descargará como un archivo de presentación, que podríamos abrir con PowerPoint de Office.
• Texto - Se descargará sólo el texto contenido en las diapositivas, en un archivo de texto sin formato.

¿Cómo trabajar con Google Docs?

Acceso a la aplicación

Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo Gmail). Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador.

Podemos acceder a la herramienta de dos maneras diferentes:

•  Tras abrir el explorador, tecleamos la dirección http://docs.google.com. Nos aparecerá una ventana en la que es necesario introducir nuestras claves de la cuenta gmail:

•  También encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el menú del buscador. Nos aparecerá la ventana de nuestra cuenta correo por ejemplo y haremos clic en la parte de arriba a la izquierda, en la palabra Docs.

En cualquiera de los dos casos, aunque la opción de recordar contraseña puede resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques.

Pantalla de inicio

Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de inicio. A todos los documentos se accede y se gestionan desde esta pantalla, así que vamos a describirla, pero sin detallar qué hace cada botón, porque eso se ve con el uso.

En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitirá listarlos.

Por ejemplo, pulsando en Soy el propietario mostrará sólo los documentos de los que somos propietario, pulsando en alguna carpeta, se mostrarán sólo los que tenga esa carpeta, y pulsando en Todos los elementos, se mostrarán todos. También podemos ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda guardada.

En la columna central aparecen los documentos listados.

En la columna de la derecha, se muestran datos del documento marcado (casilla izquierda al lado de su título): el nombre del documento, la descripción del documento en el caso de que se haya introducido, la carpeta en la que está organizado (colecciones) y en compartir podemos conocer los usuarios que tienen permiso para ver o editar el documento.

Configuración

Puede ocurrir que entremos en nuestra cuenta y que la encontremos en otra lengua diferente a la que queremos trabajar. Por ello es conveniente conocer la opción configuración, desde la cual podemos configurar una serie de parámetros, como el idioma o la zona horaria.

Para acceder a la pantalla de configuración de Google Docs pulsaremos el vínculo Configuración de cuenta situado en la pestaña que se abre al lado de nuestro nombre de usuario, en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio:

Accederemos a la siguiente pantalla:

Tal y como se ve, nos da diferentes opciones: editar nuestro perfil, cambiar contraseña, …. Nos centraremos en Docs opciones:

La pantalla se divide en dos pestañas: general y edición que describiremos a continuación:

En cualquiera de ellas, el vínculo << Volver a Google Docs y el botón Guardar salvan los cambios realizados, regresando a la pantalla de inicio, mientras que el botón Cancelar lo hace sin guardar los cambios.

Configuración General

• En la lista desplegable Idioma podemos escoger el idioma en que se nos muestra Google Docs. Por defecto, tomará automáticamente el oficial del país desde el que nos conectamos si está disponible. Si no, se mostrará en inglés. Pero podemos cambiarlo por cualquiera de los muchos idiomas en los que el programa está traducido. No obstante, hay que decir que los cambios y nuevas funciones aparecen primero en inglés, y poco a poco se van añadiendo al resto de idiomas.
• Zona horaria: aquí encontramos una amplia lista de ciudades y su correspondencia horaria GTM, debiendo seleccionar la que más se aproxime a la nuestra. Es conveniente revisar este valor, porque podría ser incorrecto.
• El resto de las opciones son las que se muestran en la imagen.

Configuración Edición

• Controles de derecha a izquierda: se puede cambiar la dirección del texto.
• Seguimiento de documentos:En el caso de estar registrados en Google Analytics, podríamos utilizar este servicio para comprobar el tráfico de visitas en nuestros documentos de texto publicados.

Subir documentos

Tal y como hemos dicho al inicio del tutorial una opción que nos da Google Docs es trabajar, editar y compartir documentos de diferentes formatos que ya tenemos en nuestro ordenador.

Para subir un archivo desde el ordenador sigue los pasos siguientes:

•  Abre la pestaña de subir y selecciona la palabra archivos. Es importante que en la opción configuración, seleccionemos la opción Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs, ya que si no lo hacemos se nos subirán en el formato que estaba en el ordenador y no podremos compartirlo.

•   Posteriormente, selecciona el archivo en la pantalla que se te abre y haz clic en abrir.

• El archivo se subirá rápidamente, si no es muy grande y no tiene imágenes y aparecerá en tu pantalla de inicio.

Ya tenemos el archivo en el espacio virtual de los Docs. Pinchamos en él y ahí está el documento. Hay que tener en cuenta que si es un documento complejo, puede variar su aspecto al subirlo.

Crear documentos

Otra opción que tenemos es crear un documento con Google Docs. Si hacemos clic en crear nuevo (arriba a la izquierda) . Se nos despliega un menú con estas opciones :

Documento: Documento de texto

Presentación: De diapositivas, estilo power point

Hoja de cálculo: Hoja de cálculo estilo excell

Formulario: Para realizar encuestas, exámenes,…

Dibujo: Opción para hacer dibujos

Colección: Para etiquetar las diferentes carpetas al organizar los archivos

Desde la plantilla: Desde esta opción podemos acceder a cantidad de plantillas ya realizadas.

Trabajar con documentos de texto

Comenzaremos por un documento de texto. Para ello en la pestaña crear nuevo pincharemos sobre Documento. O abriremos uno que tenemos en nuestra pantalla de inicio de Google Docs.

Se os abrirá la pantalla en la que está el editor. Veréis que es muy similar a la de Word o Writer de OpenOffice. Desde los botones superiores podremos realizar prácticamente las mismas funciones que realizamos con otro procesador de texto: dar formato al texto (cambiar letra, color, tamaño,poner sangría,…), insertar (imágenes, vínculos, formas, tablas,…), guardar, …

Y algunas otras diferentes como descargar en diferentes formatos, hacer comentarios sobre el documento, compartir y publicar el documento.

Respecto al formato del texto, se trabaja con este procesador de texto igual que con cualquier otro que conozcamos, una diferencia significativa es que para realizar las opciones de copiar, cortar y pegar un trozo de texto, tanto del mismo documento como de otro que tenemos en el ordenador es necesario utilizar Ctrl+C para copiar, Ctrl+X para cortar y Ctrl+V para pegar.

Desde el botón debates, podemos realizar comentarios sobre el texto, que pueden ser contestados. Es una opción interesante cuando se realiza el texto entre varias personas para comentar, expresar dudas, etc.

Insertar imágenes, tablas y otros elementos

Google Docs también nos permite insertar imágenes, tablas, enlaces y otros elementos en nuestro documento.

La forma de insertar estos elementos es desde el menú Insertar.

Insertar imágenes

Para incluir una imagen en nuestro documento, la podemos insertar de dos maneras diferentes:

• Eligiendo, Imagen en el menú Insertar.
• Haciendo clic sobre el icono de imagen.

De cualquiera de las dos maneras se nos abrirá una ventana con las siguientes opciones:

• Subir: desde esta opción insertaremos una foto guardada en nuestro equipo o en otra unidad (disco externo, USB,..). Para ello pincharemos sobre seleccionar archivo, se abre la ventana de diálogo para elegir la imagen,buscamos la imagen la seleccionamos y le daremos a Abrir.

• URL: Desde esta opción insertaremos una imagen desde una página Web, para ello elegiremos la imagen y cuando tengamos la imagen en tamaño completo, copiaremos su URL (texto que aparece en el recuadro superior izquierdo del navegador) y la pegaremos en el docs:

Otra manera de copiar la URL de una imagen es situarnos encima de la imagen y con el botón derecho del ratón copiar opción que dice “Copiar la URL de la imagen”. Después la pegaremos en el recuadro y le daremos a seleccionar.

Insertar enlaces (link)

Para insertar un enlace en primer lugar seleccionaremos con el ratón la palabra o imagen en la que vamos a insertar el enlace, después haremos clic en el menú Insertar link o en el icono  y en el cuadro de texto que se nos abre pegaremos la dirección URL de la web que queremos vincular. Por último, haremos clic sobre aceptar.

Insertar tabla

Para insertar una tabla utilizaremos el menú que se abre una vez que seleccionamos la palabra tabla. Dentro de él, seleccionaremos la palabra Insertar tabla y elegiremos la cantidad de celdas que queremos en el menú que se abre a la derecha, tal y como se aprecia en la imagen:

Insertar dibujo

Accederemos a esta opción desde el menú Insertar, Dibujo.

Se nos abrirá una nueva ventana que nos da opción a hacer dibujos, a insertar formas, incluir texto, insertar imágenes, etc. de manera que podemos incluir en nuestros documentos pequeños montajes. Para ello utilizaremos los botones de la parte de arriba. Una vez realizado el montaje que queremos, haremos clic sobre Guardar y cerrar y automáticamente aparecerá en nuestro documento como una imagen.

¿Qué es Google Docs?

Google Docs es una sencilla suite ofimática, que incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, un Programa de presentaciones básico y la posibilidad de hacer Formularios. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Todo en línea.

Las principales ventajas de Google Docs son:

•  Nuestros documentos se almacenan en línea, no en el ordenador: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet. 
•  Una de las principales aportaciones de esta herramienta es que permite compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real.
•  La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Open office, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.
•  Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.